Persónuverndarstefna

Persónuverndarstefnan lýsir hvernig Fagkaup framfylgja lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga í starfsemi sinni, þar á meðal hvernig Fagkaup meðhöndlar persónuupplýsingar starfsfólks, viðskiptavina sinna auk annarra sem nota vefsíður félagsins sem og meðferð upplýsinga sem verða til við eftirlit og vöktun.

Persónuverndarstefnan gildir fyrir alla starfsemi Fagkaupa.

Stjórn setur Fagkaup stefnu um persónuvernd sem forstjóri fylgir eftir.

Forstjóri Fagkaupa er ábyrgur fyrir endurskoðun stefnunnar og að hún sé rétt á hverjum tíma.

Upplýsingatæknistjóri ber ábyrgð á framkvæmd stefnunnar, árlegri aðgerðaáætlun og er ábyrgur fyrir eftirfylgni með árangri.

Stjórnendur bera ábyrgð á að stefnunni sé fylgt.

Persónuupplýsingar eru upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings. Persónuupplýsingar geta verið t.d. nafn, heimilisfang, símanúmer, netfang, IP-tala, upplýsingar um vörukaup einstaklings eða myndefni úr eftirlitsmyndavélum.

Öll meðhöndlun persónuupplýsinga af hendi félagsins er í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga eins og þau eru á hverjum tíma. Þessum upplýsingum er safnað til að hægt sé að hafa fólk í vinnu, eiga í viðskiptum, versla á vefnum, auðkenna notendur við innskráningu, bæta þjónustu, tryggja góða notendaupplifun og öryggi á starfsstöðvum fyrirtækisins.

Með það að markmiði að auka starfsánægju, bæta þjónustu og þjónustuupplifun viðskiptavina getur Fagkaup afhent persónuupplýsingar til utanaðkomandi aðila, svo sem fyrirtækja sem framkvæma viðhorfs- og markaðsrannsóknir. Afhending á persónuupplýsingum til utanaðkomandi aðila er ávallt bundin trúnaði.

Með því að nota vefsíður félagsins veitir viðkomandi notandi samþykki sitt á skráningu og vinnslu Fagkaupa á persónuupplýsingum sínum, sem og notkun vefsins á vafrakökum.

Við staðgreiðslu í gegnum vefverslun þarf viðskiptavinur að gefa upp debet- eða kreditkortanúmer, þær upplýsingar eru ekki geymdar á vefsíðum okkar heldur fara þær færslur í gegnum örugga greiðslusíðu viðkomandi færsluhirðis.

Þegar vefnotandi skráir sig á póstlista í gegnum einhvern af vefjum félagsins fer viðkomandi netfang á póstlista. Hægt er að afskrá sig af viðkomandi póstlista með því að smella á vefslóð í tölvupósti sem sendur er á netfang notanda.

Þegar vefnotandi verslar vörur í einhverri af vefverslunum félagsins þarf að gefa upp persónuupplýsingar á borð við nafn viðskiptavinar, heimilisfang, símanúmer og netfang. Með því að versla í vefverslunum félagsins samþykkir viðkomandi viðskiptavinur slíka söfnun persónulegra upplýsinga.

Félagið fer með allar persónuupplýsingar af ýtrustu varúð og sem algjört trúnaðarmál. Undir engum kringumstæðum verða upplýsingar frá vefnotanda afhentar né seldar þriðja aðila.

Vafrakökur (e. cookies) eru litlar textaskrár sem geymdar eru í hverju því tæki sem notað er til að skoða vefinn.

Vefsíður Fagkaupa nota vafrakökur til að tryggja góða notendaupplifun og greina umferðina á vefnum. Þessar vafrakökur eru nauðsynlegar fyrir virkni vefsins og eru líkur á því að vefurinn virki ekki sem skyldi ef vafrakökur eru ekki leyfðar.

Vefmælingar eru gerðar í samstarfi við Google og Facebook. Þegar vefir félagsins eru heimsóttir er nafnlausum upplýsingum safnað saman af þessum aðilum fyrir Fagkaup og eru svo notaðar til að bæta vefinn og upplifun af honum. Þessar upplýsingar eru t.d. hvaðan komið var á vefinn, hvert var farið fyrst, hvernig tæki var notað við skoðun, hverju var leitað að á vefnum o.þ.h. Nánari upplýsingar um vafrakökur, hvernig hægt er að stýra notkun þeirra og eyða þeim má finna á vefsíðu All about cookies.

Þjónusturými, vörugeymslur og almenn svæði eru vöktuð með eftirlitsmyndavélum til að tryggja öryggi starfseminnar sem og yfirsýn og rekjanleika vörusendinga. Vöktuð svæði eru merkt sérstaklega og er vísað í verklagsreglu um rafræna vöktun með myndavélum fyrir frekari upplýsingar. Kerfisstjóri sér til þess að myndefni sé fargað eftir 30 daga. Ef nauðsyn ber til að geyma efni lengur eru ástæður tilgreindar. Að öllu jöfnu eru upptökur ekki skoðaðar. Undanþegið er ef rekja þarf vörusendingar í vöruhúsum félagsins. Stjórnandi í vöruhúsi hefur aðgang að því myndefni. Ef öryggisbrestur verður metur forstjóri, sem ábyrgðaraðili vöktunar, hvort aðgangur að myndefni er leyfður.

Í því skyni að tryggja fagmennsku og réttmæti viðskipta eða samskipta kunna öll símtöl að vera hljóðrituð án þess að slíkt sé sérstaklega tekið fram í upphafi símtals sbr. Lög um fjarskipti nr. 81/2003. Upptökurnar kunna að vera notaðar sem sönnun vegna ágreinings sem upp kemur milli starfsfólks og/eða viðskiptavina sem getur m.a. verið útkljáð fyrir dómi. Öll meðferð upptaka er í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga, farið er með slíkar upplýsingar af trúmennsku og þær varðveittar að hámarki í 30 daga hverju sinni eða eins og kveðið er á um í lögum.

Sá sem sætt hefur rafrænni vöktun á almennt rétt á að skoða gögn, svo sem fá að sjá myndbandsupptökur og hlusta á hljóðupptökur sem verða til um hann við vöktunina, en slíka beiðni má hvort heldur sem er setja fram munnlega eða skriflega. Athygli er vakin á því að til staðar er réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd vegna vöktunar.

Fagkaup hefur sett sér verklagsreglur um rafræna vöktun með myndavélum og er hún aðgengileg á vef fyrirtækisins.

Fyrirspurnum varðandi meðhöndlun Fagkaupa á persónuupplýsingum er beint í gegnum vefsíðu Fagkaupa, þar sem hægt er að senda ábendingu.

Öll vinnsla persónuupplýsinga er með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti og tilgangur skýrt tilgreindur, lögmætur og málefnalegur.

Þær persónuupplýsingar sem aflað er eru nægjanlegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang, áreiðanlegar og uppfærðar eftir þörfum.

Vinnsluskrá er til staðar og viðahaldið með reglubundnum hætti.

Persónuupplýsingar eru varðveittar í því formi að ekki er hægt að bera kennsl á skráða einstaklinga lengur en þörf er og meðhöndlaðar þannig að öryggi þeirra sé tryggt.

Öll svæði sem eru vöktuð eru merkt með áberandi hætti

Árlega er sett fram aðgerðaráætlun með sértækum markmiðum fyrir árið, skilgreindum verkefnum til að ná hverju markmiði með ábyrgðaraðila og lokið fyrir dagsetningu. Aðgerðaráætlun er fylgt eftir reglulega á fundum stjórnenda