Verklagsreglur Fagkaupa um rafræna vöktun með myndavélum

Síðast uppfært: 02.04.2024

Fagkaup hefur sett sér eftirfarandi verklagreglur um rafræna vöktun með öryggismyndavélum. Reglurnar byggja á lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 og reglum nr. 837/2006 um rafræna vöktun og meðferð persónuupplýsinga sem til verða við rafræna vöktun. Rafræn vöktun nær bæði til vöktunar þar sem persónuupplýsingar eru geymdar og hugsanlega unnar frekar og vöktunar sem fer fram í rauntíma án þess að fram fari söfnun myndefnis eða vinnsla persónuupplýsina.

1. gr. Umfang vöktunar

Fagkaup nýtir stafrænar myndavélar þar sem rafræn vöktun er talin nauðsynleg á grundvelli öryggis eða eignavörslu, sbr. 2. gr. reglnanna. Þeir staðir þar sem vöktun fer fram eru merktir með skýrum hætti. Þegar rafræn vöktun fer fram er með merki eða á annan áberandi hátt gert viðvart um þá vöktun og hver sé ábyrgðaraðili.

2. gr. Tilgangur

Tilgangur með rafrænni vöktun er að tryggja öryggi einstaklinga, viðskiptavina og starfsfólks og stíga við þjófnaði eða öðrum eignarspjöllum. Reglunum er ætlað að tryggja meðalhóf, virða einkalífsrétt þeirra sem sæta vöktun og ganga ekki lengra en nauðsyn ber til.

3. gr. Meginreglur sem gilda um rafræna vöktun

Persónuupplýsingar sem verða til við rafræna vöktun skal fara með í samræmi við 8. gr. laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr. 90/2018. Skulu upplýsingar unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti og öll meðferð þeirra samrýmast vönduðum vinnsluháttum persónuupplýsinga. Upplýsingunum er safnað í yfirlýstum, skýrum og málefnalegum tilgangi, sbr. 2. gr. reglnanna og eru ekki unnar frekar í öðrum og ósamrýmanlegum tilgangi. Upplýsingar sem safnað er skulu vera nægilegar, viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

4. gr. Varðveisla persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun

Allt myndefni er aðgengilegt öryggisstjóra Fagkaupa sem hefur umsjón með framkvæmd vöktunarinnar. Efni með upplýsingum um slys eða refsiverðan verknað getur jafnframt verið afhent lögreglu. Einnig getur efni verið gert tryggingafélagi aðgengilegt sé það nauðsynlegt vegna tryggingamáls.

Myndefni sem verður til við rafræna vöktun eyðist sjálfkrafa eftir að hámarki 30 daga nema nauðsynlegt sé að varðveita það til að geta brugðist við ef stofna þarf til, hafa uppi eða eftir atvikum varið réttarkröfur einkum þegar kemur að dómsmáli

5. gr. Skoðun persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun

Myndefni úr stafrænum myndavélum verður eingöngu skoðað ef upp koma atvik er varða eignavörslu eða öryggi einstaklinga, s.s. þjófnaður, skemmdarverk eða slys. Öryggisstjóri Fagkaup auk staðgengils hans hafa aðgang að rafrænum upptökum, auk rekstrarstjóra hverrar þjónustustöðvar fyrir sig hafa leyfi Fagkaup til að skoða upptökur sem verða til innan hverrar starfsstöðvar fyrir sig. Þeir starfsmenn sem aðgang hafa að myndefni skulu gæta fyllsta trúnaðar um hvaðeina sem þar kemur fram og eðlilegt er að leynt fari. Bera þeir sérstaka þagnarskyldu um þær persónuupplýsingar sem koma fyrir í myndefninu. Skulu starfsmennirnir skrifa undir trúnaðar- og þagnarskylduyfirlýsingu vegna starfa sinna.

Berist krafa frá aðila um skoðun gagna sem hafa orðið til við rafræna vöktun, skulu gögn skoðuð og gengið úr skugga um að upptaka sé af aðila. Ef svo er þá er honum heimilað að skoða efnið eigi síðar en innan eins mánaðar frá móttöku erindis. Komi upp ágreiningur, m.a. vegna hagsmuna þriðja aðila, má vísa honum til úrlausnar Persónuverndar. Getur Persónuvernd þá lagt fyrir Fagkaup að varðveita gögn þar til niðurstaða hennar liggur fyrir. Ef skoðun á myndefni leiðir í ljós að grunur sé um eignaspjöll, slys, slagsmál eða mögulega refsiverða háttsemi þar sem ólögráða einstaklingar koma við sögu skal forsjáraðilum gert viðvart og þeim gerð grein fyrir möguleika á því að fá að vera viðstaddir skoðun á efni.

6. gr. Afhending persónuupplýsinga sem verða til við rafræna vöktun

Upptökur verða almennt ekki afhentar öðrum en lögreglu og þá ef um slys eða meintan refsiverðan verknað er að ræða. Óheimilt er að afhenda þriðja aðila upplýsingar sem safnast hafa með öryggismyndavélum nema með skýru samþykki þess sem upptaka er af eða samkvæmt ákvörðun Persónuverndar. Þá er einnig heimilt að miðla vistuðu myndefni í þeim tilgangi að Fagkaup geti stofnað, haft uppi og eftir atvikum varið réttarkröfur.

Í þeim tilvikum sem unnið er með myndefni sem verður til við rafræna vöktun í þeim tilgangi er, eins og nauðsyn krefur, heimilt að veita stjórnendum, lögmönnum og tryggingarfélagi Fagkaup og gagnaðila, auk dómstóla, aðgang að myndefninu.
Þeim sem leita eftir aðgangi að myndefninu í tilgangi sem er annar og ósamrýmanlegur öryggis- og
eignavörsluskyni Fagkaup, til dæmis vegna meints þjófnaðar eins viðskiptavinar frá öðrum eða ágreinings vegna áreksturs bifreiða tveggja viðskiptavina, skal bent á að ef tjónþoli kærir mál til lögreglu er lögreglu heimilt að kalla eftir myndefninu áður en því verður eytt skv. 7. gr.

7. gr. Andmæli við framkvæmd vöktunar

Komi fram athugasemdir eða andmæli við framkvæmd vöktunar og/eða ábendingar um að hún uppfylli ekki þær kröfur sem settar eru í reglum þessum eða lögum skal hafa samband við Öryggisstjórn Fagkaup, með því að senda tölvupóst á netfangið [email protected] eða hringja í síma 5200-800

Ábyrgðaraðli vöktunarinnar er Fagkaup kt: 670169-5459.